¿Por qué no me alcanza el tiempo? 

¡No estás solo! Son muchas las personas que sienten que pasan los días y el tiempo simplemente no les rinde. Estas son algunas de las razones por las que sucede y te decimos cómo remediarlo desde ya.

Suena el despertador, corres, estrés, a veces desayunas, llegas al trabajo, sigues corriendo y cuando te das cuenta ya es la hora de la comida. Entonces te das cuenta de que en toda la mañana no paraste ni un segundo, que estás agotado y sin embargo sientes que no hiciste nada y los pendientes se acumulan. ¿Te ha pasado? Esto sucede porque en muchas ocasiones nos cuesta trabajo administrar el tiempo para ser más eficientes. La buena noticia es que esto es algo muy común, por lo que distintos expertos en optimización del tiempo han analizado esta problemática y proponen soluciones para resolverla. Revisa a continuación estos 8 errores que puedes estar cometiendo en tu día a día y cómo con pequeños ajustes a tu rutina, puedes corregirlos.

1.- La falta de organización

Si no tienes claro lo que tienes que hacer, no puedes asignarle un tiempo a cada cosa. Organiza tu agenda, establece prioridades y deja espacio para descansos e imprevistos. Trata de apegarte a esta agenda y verás cómo tu día será mucho más productivo.

2.- Mail, teléfono y WhatsApp

Un error muy común es tener todo el tiempo el mail o el WhatsApp abiertos, con lo que cada vez que entra un mensaje o correo, dejamos lo que estamos haciendo para atenderlo. Esto nos distrae de la tarea que estamos haciendo y nos permite avanzar. Para evitarlo, asigna horarios específicos para responder correos electrónicos, llamadas y mensajes de WhatsApp. Si tienes alguna tarea muy importante o urgente, haz esta prueba: desconecta el teléfono y pon en modo avión tu celular por periodos de al menos 15-20 minutos, para después conectarte y responder mensajes por 5-10 minutos. Repite estos ciclos durante el día intercalando descansos más largos. Verás cómo al establecer horarios para responder mensajes, te organizas mucho más eficientemente al verdaderamente concentrarte en tus tareas.

3.- Las redes sociales

Es increíble la cantidad de tiempo que podemos pasar revisando notificaciones de Facebook o publicaciones de nuestros amigos y lo peor es que no nos damos cuenta. No es necesario que sacrifiques tus redes sociales, ¡a todos nos encantan! Pero si quieres ser más productivo, mejor asígnales periodos en vez de estar entrando constantemente. Puedes verlos en tus descansos por ejemplo o antes de iniciar tu jornada, después de la comida y antes de salir de la oficina. Verás cómo te rinde más el día sin perderte de nada.

4.- El exceso de juntas

Las reuniones y en particular las reuniones largas disminuyen la productividad de los empleados. En algunas compañías descubrieron que al realizar reuniones sin sillas o sin celulares, los participantes se enfocan en terminar dicha reunión mucho más pronto y ser más eficientes. ¿Y si intentan aplicar alguna de estas técnicas en tu trabajo? Evita las juntas eternas o innecesarias y verás cómo puedes trabajar mucho mejor. Antes de ir a una junta revisa si hay una lista de los temas a revisar, si quienes están convocados verdaderamente tienen que ir y si tiene establecida una hora límite. Las juntas mal organizadas o largas pueden ser grandes ladrones del tiempo, hay que buscar que sean eficientes. 

5.- La falta de puntualidad

Llegar tarde a tu oficina hace que ya de entrada estés atrasado en tus pendientes y que inicies con presión y ansiedad. ¿Qué pasa si procuras llegar 15 minutos antes para prepararte un café en vez de llegar corriendo? El resultado será que empezarás a trabajar más en calma, sin presiones y con la cabeza mucho más clara. Además tendrás unos minutos para organizar tu agenda, revisar pendientes y priorizar actividades. ¡Inténtalo y nos platicas cómo te va!

6.- El desorden en tu lugar de trabajo

Si tu lugar de trabajo es un desastre, perderás mucho tiempo buscando lo que necesitas para trabajar. Ya sean documentos, herramientas de trabajo o incluso una pluma. Dedica un momento cada día a tirar papeles que ya no utilices, asigna un lugar para cada cosa y mantén tu espacio en orden. Lo mismo aplica para tu computadora y para tu celular. ¡Organiza tus archivos! Verás cómo al rodearte de orden, te parecerá mucho más ligero el día porque tendrás a la mano y sin complicaciones todo lo que necesitas para trabajar.

7.- El perfeccionismo

Querer dar la mejor versión de ti es excelente. Habla de que seguramente te gusta superarte y dar la mejor versión de ti. Sin embargo, hay ocasiones en las que hacerlo bien sin llegar a buscar la perfección absoluta será más que suficiente. No todo tiene que ser perfecto todas las veces. Si te pones a analizarlo y eres demasiado perfeccionista, siempre habrá cosas que puedas hacer mejor. La idea es elegir tus batallas, ¿en qué proyectos alcanza con que entregues bien y en cuáles valdrá la pena que lo hagas increíble? Analizar las cosas en exceso hace que terminemos procrastinándolas. Da tu mejor versión pero evita caer en tanto perfeccionismo que termines atrasándote.

8.- Poca capacidad de delegar

Dicen que cuando quieres que algo se haga bien, tienes que hacerlo tú. ¡Falso! Una excelente forma de ahorrar tiempo y ser más productivo, es delegar las actividades que no agreguen valor a tu trabajo. Para delegar correctamente y evitar posibles errores, establece con claridad lo que necesitas, cómo lo necesitas y cuándo lo necesitas y asígnalo al área correspondiente o a alguno de tus colaboradores. Supervisar un trabajo ya realizado en vez de tener que hacerlo de cero, te ayudará a ser mucho más eficiente y hacer mientras otras actividades que agreguen más valor a tu trabajo.

Intenta hacer estos 8 ajustes en tu rutina de trabajo, te ayudarán a realizar mejor tus labores y a que el tiempo te rinda más. ¿Tú tienes algún truco para organizarte mejor? Muchas gracias por leernos. El equipo de Invested.